契約に関する公正証書の作成手順

契約に関する公正証書の作成手順

1.当事者が話し合いの上、契約の内容を決めます(「毎月末日限り○○円ずつ支払う」など)。正式な契約書などはいりませんが、メモはあった方が便利です。

 

2.岡山公証センターに電話し、公証人との打ち合わせ日時をご予約ください。

 

3.打ち合わせ当日、必要書類を揃えて当役場へご持参いただき、公正証書の内容について公証人と打ち合わせをします。打ち合わせのときは、必ずしも契約当事者双方が一緒にお出でいただく必要はなく、お一人でおいでいただいても大丈夫です。

  必要書類がすぐに揃わない場合は、打ち合わせを先にして後から持参・郵送又はFAXしていただいても構いません。 

 

4.必要書類が揃ったら、公正証書作成日時を決めます。

 

5.打ち合わせの内容と提出書類に基づいて、公証人が公正証書の準備をします。準備ができ次第、当役場より作成手数料のご連絡をしますので、現金でご用意ください。

 

6.作成当日、契約当事者本人が揃って当役場へおいでください。

  ※ 当事者本人が全員揃って当役場においでいただくのが一番簡単ですが、もしおいでになることができない人がいる場合には、一部のものを除いて、本人の委任状を持った代理人でも手続ができます。

 

7.公証人の面前で公正証書の内容を確認し、間違いなければ、列席者各自、署名・捺印していただきます。公正証書の原本(署名したもの)は、当役場にて厳重に保管いたします。

  個人情報保護についてはこちらをご覧ください。

 

8.公正証書作成手数料をお支払いいただきます。なお、契約当事者で折半にする場合は事前にお知らせください。

 

9.公正証書の正本・謄本をそれぞれお渡しします。

  → 以上で手続完了です。

代理で公正証書を作成する場合は?

当事者本人のうち、当役場へおいでになることができない人がいる場合には、本人の委任状を持った代理人でも手続ができます(代理での作成ができないものを除く)。

 

代理人は1人で双方の代理はできません。たとえば、金銭や建物の貸し借りのとき、借主は保証人の代理人にはなれますが、貸主の代理人にはなれません。

 

委任状は、白紙委任状ではダメです。契約の内容と、これを公正証書に作成することを委任する旨の記載がいります。なお、委任状を作成した後に1字でも加除訂正すると、欄外に訂正印が必要になります。

 

委任状と併せて、本人が個人の場合は印鑑登録証明書、法人の場合は印鑑証明書及び資格証明書をご提出いただきます。発行後3箇月以内のものをご用意ください。委任状に押してある印と印鑑登録証明書の印が、間違いなく同一のものであることをもって、真正な代理権があることを確認します。

  

なお、代理で作成した場合は、特定の場合を除き、当事者本人宛に、当該公正証書が作成されたことをお知らせする文書を郵送いたします。

契約の公正証書作成の基本の必要書類

契約の内容により、必要書類は様々です。

詳しくは当役場へ直接お問い合わせください。

 

Ⅰ 契約当事者が個人で、本人が当役場においでになる場合

⑴ 当事者本人の身分証明書と印鑑 ※2 

⑵ その他、公証人から必要と言われたもの

 

Ⅱ 契約当事者が個人で、本人が当役場においでになることが出来ず、代理人がおいでになる場合

⑴ 当事者本人の印鑑登録証明書(3箇月以内のもの)

⑵ 本人の実印を押捺した委任状 ※1 

⑶ 代理人の身分証明書と印鑑 ※2

⑷ その他、公証人から必要と言われたもの

 

Ⅲ 契約当事者が法人で、法人代表者が当役場においでになる場合

法人の印鑑証明書(3箇月以内のもの)と代表者印

⑵ 法人代表者の資格証明書又は法人登記の謄本(3箇月以内のもの)

その他、公証人から必要と言われたもの

 

Ⅳ 契約当事者が法人で、法人代表者が当役場においでにならず、代理人がおいでになる場合

法人の印鑑証明書(3箇月以内のもの)

法人代表者の資格証明書又は法人登記の謄本(3箇月以内のもの)

法人代表者から代理人にあてた委任状(代表者印を押捺する)※1 

代理人の身分証明書と印鑑 ※2 

⑸ その他、公証人から必要と言われたもの

※1  契約公正証書作成の委任状

契約公正証書作成委任状.doc
Microsoft Word 29.5 KB

 

※2  身分証明として、下記a、bどちらか

a  印鑑登録証明書(発行後3箇月以内のもの)と 実印

b  自動車運転免許証、旅券(パスポート)、個人番号カード、住民基本台帳カード、身体障害者手帳、在留カード(外国人登録証明書)、特別永住者証明書など官公署発行の写真入り証明書(いずれかひとつ、有効期間内のもの)と 認印

基本の必要書類

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